FIBU///LIVE

Einstellungen für Turboscan App

Laden Sie die APP TurboScann von piksoft herunter in der Vollversion (kostet ca. 4 €)

Diese App können Sie für alle Scanfunktionen benutzen. Sie hat eine ausgezeichnete Foto Qualität und bereitet die Dokumente bestmöglich auf für die weitere Verarbeitung.

Sie können mit der APP die gescannten Dokumente per E-Mail an FIBULIVE senden, egal ob Sie gerade Empfang haben oder nicht. Ihr Smartphone verschickt die E-Mail sobald Sie wieder im WLAN oder Datennetz sind.

So müssen sie die App konfigurieren: (am Beispiel Android erklärt)

Gehen Sie unter Einstellungen und wählen Sie “Email to myself”

Bei “Email address” tragen Sie import@fibu-live.de ein
Der Anhang (Attachment type) muss auf PDF stehen

Im “Subject” müssen Sie [pdfimport]xxxxxxxxx eintragen
xxxxxxxxx ist Ihr ersteller Freigabecode in FIBULIVE unter Benutzerverwaltung.
Erstellen Sie bitte einen Extracode für jedes Smartphone dann können Sie dieses später auch bei Bedarf deaktivieren!

WICHTIG ist, Sie dürfen nur Dokumente in schwarz-weiß hochladen.

Scanner Einstellungen zum Fujitsu ScanSnap IX 500

Wir empfehlen diesen Scanner zu benutzen, da Preis/Leistung/Geschwindigkeit/Zuverlässigkeit hervorragend ist.
Natürlich können Sie auch jeden anderen Scanner benutzen, der PDF Dateien erstellen kann.

Den IX 500 Scanner gibt es mit der Acrobat Vollversion und ohne Zusatzsoftware.
Vor allem bei ebay werden diese Scanner ohne Acrobat Vollversion angeboten und kosten dann um die 300 EUR.

Nach der Installation von ScanSnap können Sie das Konfigurationsfenster folgendermaßen aufrufen.
Klicken Sie auf das ScanSnap Symbol unten rechts neben der Uhr in der Taskleiste. Anschließend wählen Sie den Menüpunkt "Einstellungen der Scan Taste…".

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Die erzeugte PDF Datei muss zur weiteren Verarbeitung abgespeichert werden. Dies stellen Sie hier ein.

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Wohin die gescannten Dateien gespeichert werden, stellen Sie hier ein. Wählen Sie dazu einen beliebigen Ordner auf Ihrem PC oder im Netzwerk.

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Wenn Büros mit mehreren Mitarbeitern und Scannern arbeiten, bietet es sich an, die Initialen des Mitarbeiters und eine dreistellige Nummer als Dateinamen zu benutzen.

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DAS WICHTIGSTE: der Scanmodus

• Den Farbmodus unbedingt auf "Schwarzweiß" stellen.
• Die Auflösung (dpi) können Sie unter "Bildqualität" auch noch erhöhen. Praktische Tests haben ergeben, dass die "Fein" Einstellung optimal ist.

Sie haben die Möglichkeit Ihre PDF direkt vom Scanner texterkennen (OCR)) zu lassen.

Vorteile:

• Die PDF Dateien sind dann direkt durchsuchbar.
• Die Texterkennung geht i.d.R. ein wenig schneller, als wenn wir sie auf unserem Server durchführen.
• Sie haben die PDF direkt für andere Zwecke texterkannt zur Verfügung.

Nachteile:

• Der Scan Vorgang dauert ein wenig länger.
• Der ScanSnap hat oftmals nicht die aktuellste OCR Software an Bord.
• Unsere Texterkennung ist qualitätiv ein wenig besser, kostet uns aber Rechenleistung und Resourcen.

Tipp:
Lassen Sie zunächst den Scanner 10 Rechnungen erkennen, dann stellen Sie die Texterkennung aus und vergleichen Geschwindigkeit und Erkennungsgenauigkeit. Sollten beide Ergebnisse ähnlich sein, verwenden Sie die Texterkennung im Scanner.

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Die automatische Papiergrößenerkennung ist hilfreich, wenn Sie kleinere Quittungen oder unübliche Formate scannen.
Diese werden dann auf DIN A4 Größe umgerechnet.